Klauzula informacyjna do umów – dla kandydatów do pracy

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”), informujemy, że:

1.Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i adresem: ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, dla której dokumentację rejestrową prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, posiadająca numer NIP: 5222482605, BDO: 000509129, kapitał zakładowy 1 911 499 700,00 zł (dalej jako „Administrator”).

2. Osoba kontaktowa we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych u Administratora jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@phh.pl

3.Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się we wskazanych celach:
a)przeprowadzenie procesu rekrutacji na określone w ogłoszeniu stanowisko, tj. w celu zawarcia umowy i podjęcia czynności zmierzających do jej zawarcia oraz zebrania Pani/Pana określonych danych zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy:
a. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych – na podstawie art. 221 § 1 pkt. 1 – 3 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
b. wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia- na podstawie art. 221 § 1 pkt. 4 – 6 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,

b) przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, tj. danych osobowych innych niż wskazane w pkt b) powyżej, przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach złożonych w ramach rekrutacji i nie będących danymi wrażliwymi albo w przypadku rekrutacji do zawarcia umowy cywilnoprawnej (jeśli dotyczy- uwaga podanie tych danych w ww. dokumentach jest wystarczające do uznania, iż wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie tych danych)
– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,

c) przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie Pani/Pana wyraźnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych określonych w art. 9 ust. 1 RODO (dane wrażliwe, w tym zdrowotne np. o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności) (UWAGA – w przypadku zamieszczenia takich danych w dokumentach rekrutacyjnych prosimy o przesłanie wyraźniej zgody na ich przetwarzanie, w przeciwnym wypadku dana zostanie niezwłocznie usunięta),– na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO,
d)realizacji innych obowiązków prawnych Administratora, w tym wykonania praw z RODO – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
e)ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4.Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne w celu przeprowadzenia rekrutacji i wynika ze wskazanych przepisów prawa. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne.

5. Posiada Pani/Pan prawo do:
a)dostępu do treści swoich danych, w tym żądania kopii danych,
b)sprostowania nieprawidłowych danych oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych,
c)usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
i. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
ii. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania (w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby marketingu bezpośredniego);
iii. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
iv.dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
d)ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:
i. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
ii. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
iii. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
iv. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
e)przenoszenia danych, jeżeli:
i. przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody lub na podstawie umowy oraz
ii. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
a. prawo do złożenia sprzeciwu:
i. w każdym przypadku, gdy Pani/Pana dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego;
ii. w przypadku zajścia szczególnej Pani/Pana sytuacji w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, w szczególności
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
f) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, przy czym cofniecie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Realizacji uprawnień można dokonać m.in. wysyłając żądanie pod adres Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej), a także w drodze korespondencji pisemnej, lub osobiście w siedzibie Administratora.

5. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa.

6.Pani/Pana dane osobowe są lub mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) osobom upoważnionym przez Administratora, pracownikom i współpracownikom, członkom organów Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykonywania swoich obowiązków,
b) dostawcom usług, w tym zaopatrującym Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacją Administratora (w szczególności (dostawcom usług teleinformatycznych, pocztowych, spedycyjnych, prawnych, księgowych, audytowych, bezpieczeństwa i przechowywania danych oraz rekrutacyjnych) na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:
a. dla celów rekrutacyjnych – przez okres 3 miesięcy od czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego. W przypadku wyrażonej przez Pani/Pana zgody na wykorzystywane Pani/Pana danych osobowych w przyszłych rekrutacjach ww. dane będą wykorzystywane przez 1 rok od daty wyrażenia zgody,
b. dla celów obrony, dochodzenia roszczeń – przez okres wskazany w przepisach prawa dla przedawnienia się poszczególnego rodzaju roszczeń,
c. dla celów wykonywania obowiązków prawnych – czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do czasu wykonania tych obowiązków, nie dłużej niż przez czas w jakim Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, ze skutkiem liczonym na koniec danego roku kalendarzowego.

8. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

9. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), w tym franczyzodawcy lub spółkom z grupy franczyzodawcy mającym siedzibę w Stanach Zjednoczonych (lub innym tzw. kraju trzecim niezapewniającym odpowiedniego poziomu ochrony), w związku z centralnym systemem rezerwacyjnym usług hotelowych, realizowaną przez franczyzodawcę kontrolą jakości usług świadczonych na Pani/Pana rzecz w hotelach i obiektach, kontrolą opłat franczyzowych, oceną Pani/Pana zadowolenia z usług hotelowych, Pani/Pana uczestnictwem w programie lojalnościowym franczyzodawcy, Administrator przekaże dane wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują m.in „Standardowe Klauzule Umowne“ UE oraz stosując możliwe dodatkowe zabezpieczenia. Przekazanie danych zgodnie ze zdaniem poprzednim, jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Więcej informacji o istniejących zabezpieczeniach wdrożonych przez Administratora w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z odpowiednimi przepisami oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych można uzyskać kontaktując się z nami w sposób wskazany w niniejszej informacji.

10. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

11. W przypadku, jeśli gdy Administrator nie otrzymuje Pani/Pana danych osobowych bezpośrednio od Pani/Pana, dane osobowe zostały pozyskane od dostawców usług rekrutacyjnych i są przetwarzane w zakresie danych podanych w pkt. 3 powyżej.