Klauzula informacyjna dla karty meldunkowej

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”), w związku z otrzymaniem Pani/Pana danych osobowych jako gościa hotelowego, niniejszym informujemy, iż:

1.Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i adresem: ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, dla której dokumentację rejestrową prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, posiadająca numer NIP: 5222482605, BDO: 000509129, kapitał zakładowy 1 911 499 700,00 zł (dalej jako „Administrator”).

2.Osobą kontaktową we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych u Administratora jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@phh.pl.

3.Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się co najmniej w jednym z niżej wskazanych celów:
a)na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, jako niezbędne do wykonania umowy na usługi hotelowe, której jest Pani/Pan stroną;
b)na podstawie art 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO w celu uniknięcia negatywnych skutków zdrowotnych w wyniku reakcji alergicznej na serwowane posiłki oraz w celu spełnienia szczególnych potrzeb w ramach świadczonej usługi hotelowej dostosowanych do stopnia niepełnosprawności,
c)na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, jako niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w szczególności zapewnienia zgodności działań Administratora z mającymi zastosowanie przepisami finansowo-księgowo-podatkowymi, statystycznymi, realizacji praw z RODO oraz praw konsumenckich;
d)na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (ochrona osób i mienia, ustalenie, dochodzenie i obrona ewentualnych roszczeń, przekazywanie informacji
handlowych i prowadzenie marketingu bezpośredniego tj. przesyłanie ofert reklamowych i promocyjnych w formie innej niż wskazana w lit. f) poniżej);
e) na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) oraz art. 9 ust. 2 lit f) RODO, w celu ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń, związanych z przetwarzanymi danymi szczególnymi (wrażliwymi);
f) na podstawie odrębnie udzielonej zgody i art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 ze zm.) lub art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1907 ze zm.) – w celu przesyłania informacji handlowych (przesyłania ofert reklamowych i promocyjnych) drogą elektroniczną lub telefoniczną z wykorzystaniem urządzeń końcowych.

4. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych: imię, nazwisko, numer PESEL lub numer paszportu, narodowość, adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail, opcjonalnie numer rejestracyjny samochodu, dane dotyczące zdrowia (w zakresie posiadanych alergii pokarmowych oraz dane dotyczące niepełnosprawności), wizerunek.

5. Posiada Pani/Pan prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych, w tym żądania kopii danych,
b) sprostowania nieprawidłowych danych oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych,
c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
i. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
ii. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art.21 ust. 2 wobec przetwarzania (w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby marketingu bezpośredniego);
iii. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
iv. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
d) ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:
i. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
ii. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
iii. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
iv. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
e) przenoszenia danych, jeżeli:
i. przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody lub na podstawie umowy oraz
ii. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
f) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, przy czym cofniecie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
g) prawo do złożenia sprzeciwu:
i. w każdym przypadku, gdy Pani/Pana dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego;
ii.w przypadku zajścia szczególnej Pani/Pana sytuacji w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Realizacji uprawnień można dokonać m.in. wysyłając żądanie pod adres Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej), a także w drodze korespondencji pisemnej, lub osobiście w siedzibie Administratora.

6.Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa dotyczące danych osobowych.

7. Pani/Pana dane osobowe są lub mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) osobom upoważnionym przez Administratora, pracownikom i współpracownikom, członkom organów Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykonywania swoich obowiązków,
b) dostawcom usług, w tym zaopatrującym Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacją Administratora (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, pocztowych, spedycyjnych, prawnych, księgowych, audytowych, bezpieczeństwa i przechowywania danych, podatkowo – księgowych, ochrony osób i mienia), na podstawie stosownych umów o powierzenie przetwarzania danych;
c) Franczyzodawcom.

8. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane:
a) dla celów o których mowa w pkt 3 a) i b) powyżej – przez okres realizacji zawartej z Panią/Panem umowy na świadczenie usług hotelarskich,
b) dla celów ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń – przez okres wskazany w przepisach prawa dla przedawnienia się poszczególnego rodzaju roszczeń,
c) dla celów związanych z wykonaniem obowiązków prawnych – przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do czasu wykonania tych obowiązków, nie dłużej niż przez czas w jakim Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku,
d) dla celów ochrony osób i mienia – przez okres 30 dni od zakończenia pobytu w hotelu, chyba że urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia – wówczas okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny,
e) dla celów przekazywania informacji handlowych i prowadzenia marketingu bezpośredniego, tj. przesyłania ofert reklamowych i promocyjnych – do czasu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat od dnia podania danych,
ze skutkiem liczonym na koniec danego roku kalendarzowego.

9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest niezbędne do realizacji zawartej z Panią/Panem umowy, a ich niepodanie uniemożliwi realizację zawartej umowy.

10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

11. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), w tym franczyzodawcy lub spółkom z grupy franczyzodawcy mającym siedzibę w Stanach Zjednoczonych (lub innym tzw. kraju trzecim niezapewniającym odpowiedniego poziomu ochrony), w związku z centralnym systemem rezerwacyjnym usług hotelowych, realizowaną przez franczyzodawcę kontrolą jakości usług świadczonych na Pani/Pana rzecz w hotelach i obiektach, kontrolą opłat franczyzowych, oceną Pani/Pana zadowolenia z usług hotelowych, Pani/Pana uczestnictwem w programie lojalnościowym franczyzodawcy, Administrator przekaże dane wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują m.in „Standardowe Klauzule Umowne“ UE oraz stosując możliwe dodatkowe zabezpieczenia. Przekazanie danych zgodnie ze zdaniem poprzednim, jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Więcej informacji o istniejących zabezpieczeniach wdrożonych przez Administratora w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z odpowiednimi przepisami oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych można uzyskać kontaktując się z nami w sposób wskazany w niniejszej informacji.

12. W przypadku, gdy Administrator nie otrzymał Pani/Pana danych osobowych bezpośrednio od Pani/Pana, dane osobowe zostały pozyskane od Pani/Pana członka rodziny, pracodawcy lub innych administratorów danych osobowych np. z systemu rezerwacyjnego franczyzodawcy lub od podmiotów pośredniczących w rezerwacji hotelu (np. portali rezerwacji hoteli), czy za pośrednictwem biur podroży.

13. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Ponadto uprzejmie informujemy, iż osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego w każdym momencie, zaś w razie przetwarzania danych w uzasadnionym interesie Administratora – w przypadku zajścia szczególnej sytuacji zgodnie z art. 21 RODO.